Sin importar el tamaño de tu empresa, es seguro que uno de los aspectos más importantes y de atención muy particular es la administración de capital.
Hoy en día la economía se encuentra en un estado volátil, lo que hace imprescindible realizar una gestión financiera adecuada para que el negocio que hayas emprendido se mantenga a flote, en especial si pertenece al grupo de las pequeñas empresas en donde necesitas implementar prácticas y decisiones acertadas desde un principio.
Todas las empresas necesitan de cierta estructura financiera para generar las utilidades que le permitan establecerse dentro del mercado y crecer de manera estable. Como empresario, es de suma importancia que tus habilidades administrativas sean muy buenas para que puedan proyectarse de manera positiva y así alcanzar el éxito. Y aunque no tengas una noción muy clara, sí existen algunos consejos para que puedas establecer los parámetros de la estructura financiera de tu empresa.
Aprende
Para iniciar, lo básico, es educarte sobre todos los aspectos que abarcan las finanzas. Es muy importante aprender a leer los estados financieros, ya que es donde encuentras toda la información sobre tu dinero, de dónde se originó, por quiénes pasó y dónde se encuentra. Es decir, en todo momento mantienes un control y una noción de cómo se está manejando el capital dentro de tu empresa.
Divide entre finanzas personales y comerciales
Es importante no caer ante la peligrosa tentación de utilizar dinero de la empresa para satisfacer necesidades personales o realizar inversiones familiares, pero también no debes utilizar recursos personales para cubrir responsabilidades o gastos relacionados a las operaciones del negocio.
Finanzas personales y comerciales jamás deben mezclarse, es decir, debes tener una cuenta personal donde todos los gastos relacionados a tu día a día estén vinculados a ella. De esta manera puedes facilitarte el rastreo de tus gastos y mantenerlos bajo control.
Por otro lado, puedes abrir una cuenta de ahorro específicamente para tu negocio, donde puedas crear un ahorro significativo, por ejemplo, de cada pago que percibes, y así utilizar este dinero de diversas maneras, particularmente para pagar impuestos, así como debes mantener un fondo de emergencias para gastos imprevistos.
Costos reducidos y presupuestos
Una de las cosas más importantes es que, como empresario, tus gastos estén plenamente controlados sin que se dañe la satisfacción de tus clientes, muy esencial para las pequeñas empresas. Las empresas deben sujetarse a presupuestos de gastos anuales de carácter general, que engloban todas las áreas y procesos que forman parte de la operatividad.
Hay varios tipos de costos que soportar como los fijos y los variables. Si bien, los costos fijos son asumidos independientemente de que estés generando ganancias o no, existe un margen para el ahorro en costos variables.
En resumen, los costos fijos no dependen de las ventas, como lo son la renta del local, los sueldos o pagos de servicios (agua, luz, gas, teléfono). Los costos variables dependen del producto vendido, como lo son la materia prima, los insumos implementados, etc. Existen también los costos directos, es decir, el precio del proveedor, y los indirectos, como el gasto de gasolina para recoger o repartir el producto, el transporte, el desgaste o arreglo de las herramientas o maquinaria.
Un ejemplo: si existe la posibilidad de utilizar software libre, basado en la nube y de código abierto, igual de funcional que uno de marca y por lo general de un costo elevado, no lo pienses dos veces. La tecnología nos ha hecho la vida más fácil, y gracias a ella podemos conectarnos a todo el mundo. Puedes realizar llamadas gratuitas o videoconferencias en lugar de hacer viajes largos y evitar los gastos que ello implica. También puedes tratar de intercambiar tus servicios con otros profesionales y reducir los costos.
Es importante que realices presupuestos específicos, orientados a departamentos y acciones claves para la rentabilidad y el posicionamiento. La disminución o ahorro de costos cobra una importancia especial en tiempos de crisis, en los cuales los ingresos suelen disminuir a la par de la demanda del consumo de bienes y servicios.
Plantea objetivos a corto, mediano y largo plazo
Una buena planeación financiera se encuentra orientada a objetivos específicos, medibles y viables dentro de un marco específico de tiempo. Deberás estableces que es lo que tu empresa quiere lograr a través de sus recursos financieros y las acciones que despliegan los diferentes departamentos.
De esta forma se pone de manifiesto el retorno de inversión y así evalúas el valor que ha aportado en cumplimiento de las metas estratégicas.
Mide el rendimiento con indicadores
Vigilar el flujo de tu dinero es decisivo, muy en especial cuando hay de por medio grandes cantidades. Como propietario de un negocio debes seguir muy de cerca su desempeño financiero, siempre comparar cada nuevo estado financiero con los pasados para proyectar tus ingresos, gastos y movimiento de dinero futuro. Entre más conozcas cada uno de estos aspectos, las decisiones que tomes serán más fáciles y acertadas, pues siempre tendrás información concreta de por medio.
Plantea escenarios
La administración de tu empresa demanda que tengas una actitud proactiva, es decir, plantea escenarios o eventos negativos. Un claro ejemplo lo estamos viviendo hoy en día, donde la economía global se vio afectada por un problema de salud y tuvo un impacto todavía mayor en las pequeñas empresas.
Y aunque hay eventos que no se pueden prever del todo, existen riesgos comunes como tendencias negativas y variables de la macro y micro economía como lo son la inflación, el poder adquisitivo, etc. Es esencial valorar y evaluar posibles riesgos y a su vez, definir acciones de prevención y preservación de lo que has construido y los recursos económicos.
Evaluar un probable comportamiento negativo debido a la dinámica de consumo de productos y servicios también es importante debido al constante surgimiento de nuevas tendencia y alternativas de mercado.
Protege tu inventario
Llevar un buen manejo de tu inventario es fundamental para tu empresa, ya que este tiene un carácter líquido, es decir, se transforma en dinero efectivo de manera más directa o en poco tiempo.
Siempre puedes hacerte de herramientas que te permitan realizar un control sobre tu inventario, como los ERP o sistemas de planificación de recursos empresariales, ya que de esta forma puedes visualizar toda la información relacionada con las existencias y los valores de cada uno de los recursos. Así mismo, quedan en evidencia los patrones de demanda de los diferentes recursos del inventario y es más fácil determinar las decisiones de compra y reposición.
Lo que más hay que resaltar de esta herramienta es que mediante la gestión de almacenes puedes evitar pérdidas y “microrobos” que después conllevan un daño financiero importante.
Busca ayuda profesional
Si estás interesado en que tu empresa crezca y lo que inviertes ahora pueda proyectarse en un éxito futuro, vas a necesitar ayuda, especialmente si comienzas a adentrarte en el mundo de los negocios. Nunca está de más consultar los servicios de un experto, incluso si es de manera temporal. Normalmente un asesor financiero puede ayudarte a determinar en qué estado se encuentra tu empresa, hacia dónde se dirige al analizar sus datos. Únicamente asegúrate de contratar a alguien de tu confianza. Su experiencia siempre es de gran ayuda, ya sea para la planificación fiscal del año venidero o hasta el pago del periodo en curso, su guía puede brindarte la tranquilidad y la seguridad que necesitas para hacer crecer tu negocio.
Herramientas
Business Model Canvas
El Business Model Canvas constituye una herramienta esencial para crear modelos de negocios, describiendo diferentes aspectos de tu idea de negocio necesarios para el correcto funcionamiento de tu proyecto.
La herramienta no es más que un lienzo con distintos apartados interrelacionados entre ellos que cubren todos los aspecto básico de un negocio: segmentos de clientes, propuesta de valor, canales, relación con el clientes, fuentes de ingresos, recursos clave, actividades clave, socios clave y estructura de costes.
FODA
Es una herramienta diseñada para comprender la situación de un negocio a través de la realización de una lista completa de sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Resulta fundamental para la toma de decisiones actuales y futuras.
Con ello se puede tener un panorama más amplio de la empresa, desde las ventajas competitivas hasta las dificultades que pueden afectarla. El FODA crea un diagnóstico certero y útil para detectar problemas internos y externos, determinar el curso que deberá seguir la compañía y brindar mayor conocimiento acerca de las características de valor del negocio.
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